قد يكون الاعتماد على القنوات عبر الإنترنت للتواصل مع زملائك في فريق العمل والعملاء أكثر صعوبة مما تعتقد! بالنسبة للبعض، تكمن الصعوبة في التكيف مع التكرار المتزايد للاجتماعات عبر الإنترنت. وبالنسبة للبعض الآخر، تعد الاجتماعات الافتراضية تجربة جديدة نسبيًا. بصرف النظر عن الفئة التي تنتمي إليها، إليك بعض الأشياء البسيطة التي يجب عليك تجنبها حتى تتمكن من الاتصال والتواصل بكل ثقة.
بداية يومك
افعل: استحضر طاقتك! ابدأ يومك بطاقة عالية من خلال ممارسة الرياضة أو تشغيل الموسيقى أو تحضير القهوة المفضلة لديك. لا تفعل: لا تنام عندما يفترض بك أن تعمل. بدلاً من ذلك، قم بإعداد قائمة روتينية أو قائمة مهام لمساعدتك في الحفاظ على تركيزك وإنتاجيتك طوال اليوم.
المظهر والسلوك
افعل: انتعش، ومشط شعرك، وفرش أسنانك، وارتد ربطة عنق إذا كنت تفضل ذلك. ارتد ملابس أنيقة واستغرق الوقت اللازم في الظهور بمظهر أنيق، لأن ذلك سيعزز ثقتك بنفسك ويشحذ طاقتك. لا تفعل: احرص على عدم حضور اجتماعك وأنت غير مستعد وغير مهندم لأن هذا يمكن أن يضعف مزاجك العام ومعنوياتك مما قد يؤثر بدوره على نتائج اجتماعك ووتيرته.
كن منظمًا
افعل: أرسل جدول أعمال يتيح للمشاركين معرفة ما سيتم مناقشته، وما يتوقع منهم مشاركته، والمدة التي سيستغرقها الاجتماع. لا تفعل: لا تأخذ أكثر من الوقت المخصص، فالإجتماع الناجح هو الذي يتطرق إلى صلب الموضوع. إذا كنت بحاجة إلى وقت أطول، فحدد موعدًا لاجتماع لاحق.
موقعك
افعل: اختر غرفة جيدة الإضاءة وبأقل قدر من الضوضاء. حاول أيضًا اختيار خلفية ثابتة وغير مشتتة للانتباه - فالقليل يكفي. تذكر أن تغلق الباب خلفك لتجنب أي مفاجآت. لا تفعل: لا تنس إبلاغ عائلتك أو زملائك في المنزل بأن لديك اجتماع، ويمكنك لهذا الغرض أن تضع علامة "عدم الإزعاج" على باب منزلك. يمكنك أيضًا جعل التجربة ممتعة للأطفال من خلال وضع صندوق طلبات صغير بجوار الباب حتى يتمكنوا من ترك ملاحظات لك عندما لا تكون متاحًا للعناية بهم.
افرض النظام
افعل: ضع قواعد لكيفية إجراء المناقشة، وإلا فقد يصبح الاجتماع فوضوياً وغير منتج؛ هذا أمر أساسي إذا كنت أنت من يدير الاجتماع. على سبيل المثال، نادي على كل شخص باسمه عندما يحين دوره في التحدث أو اطلب من الحضور رفع أيديهم (أثناء مكالمات الفيديو) إذا كانوا يرغبون في التحدث بعد ذلك. لا تفعل: لا تدع الحضور يتحدثون مع بعضهم البعض بشكل متكرر. إذا لاحظت أن شخصًا ما يحاول التحدث ولكن تتم مقاطعته باستمرار، فاطلب من الآخرين منحه فرصة.
افهم منصتك
افعل: ابدأ الاجتماع بالتأكد من أن جميع عناصر العرض التقديمي (مثل الشرائح والمرئيات والروابط) تعمل بشكل صحيح. ضع خطة "ب" في حالة حدوث خطأ ما، ويشمل ذلك طباعة نسخة من العرض التقديمي و / أو إرسال نسخة من نقاط المناقشة الرئيسية إلى جميع المشاركين لإبقائهم على دراية بمجريات الاجتماع. لا تفعل: لا تشرع في الاجتماع دون التحقق من جميع عناصر عرضك التقديمي.
اهتم بجمهورك
افعل: حدد مواعيدًا للاستراحات بين الاجتماعات الطويلة أو جلسات التدريس، فهذا يمنح فرصة للأشخاص لتمديد أرجلهم أو الاهتمام بأطفالهم. لا تفعل: لا تتجاهل سلوك جمهورك. يمكنك مراقبة مستوى تفاعلهم أو استجابتهم لمعرفة ما إذا كانت هناك حاجة إلى استراحة.
تصرف بعقلية منفتحة
افعل: ضع في اعتبارك أن بعض الأشياء قد لا تسير كما هو مخطط لها، فقد تحصل على تعليقات متأخرة أثناء اجتماعك بسبب جودة اتصال الإنترنت أو غيرها من المشكلات الفنية الأخرى . لذلك، إذا ألقيت نكتة ولم تحصل على ضحكات سريعة الاستجابة، فقد يكون ذلك بسبب كتم صوت الميكروفونات أو بسبب تأخر اتصال شخص ما. لا تفعل: لا تشعر بالإحباط بسبب الصعوبات الفنية. الغضب والاستياء ليسا حلاً، بدلاً من ذلك، اعتبر كل عقبة فرصة للتعلم.
الآن بعد أن أصبحت جاهزًا لحضور اجتماعات افتراضية مثل المحترفين، استرخ واستمتع بصحبة الآخرين وأنت مرتاح في منزلك.
لا تنس مشاركة هذه المقالة إذا وجدت أنها مفيدة!